È l’inizio di una relazione professionale che, se costruita con cura, può trasformarsi in un legame di valore, capace di generare produttività, senso di appartenenza e fidelizzazione a lungo termine.
In un periodo storico in cui il turnover è sempre più elevato e il benessere organizzativo è una priorità, l’onboarding rappresenta una fase strategica e spesso sottovalutata del ciclo di vita del dipendente. Soprattutto nelle piccole e medie imprese del territorio, dove le relazioni hanno un peso specifico importante, curare l’accoglienza è un investimento culturale, prima ancora che operativo.
L’onboarding inizia prima dell’ingresso in azienda
Pensare che il processo di onboarding cominci il primo giorno di lavoro è un errore diffuso. In realtà, tutto inizia dal momento dell’accettazione dell’offerta, se non prima.
Inviare un’email di benvenuto, condividere un’agenda dei primi giorni, offrire materiali introduttivi sulla cultura aziendale o addirittura assegnare in anticipo un referente interno (buddy) può ridurre l’incertezza e aumentare l’engagement prima ancora dell’ingresso in sede.
Secondo una ricerca di Randstad Italia, oltre il 30% dei nuovi assunti decide se restare o andarsene già durante il primo mese. Questo dato evidenzia quanto la prima impressione conti anche nel mondo del lavoro.
Il potere del welcome kit: utilità, emozione e branding
Uno degli strumenti più efficaci per accogliere i nuovi dipendenti in modo professionale ed empatico è il welcome kit aziendale. Non si tratta solo di regalare oggetti utili, ma di costruire un’esperienza sensoriale e simbolica che racconti i valori dell’azienda.
Un kit ben pensato può contenere materiali pratici (taccuino, penna, badge, istruzioni IT), ma anche oggetti emozionali: una lettera di benvenuto scritta a mano, un prodotto locale, un gadget brandizzato che racconti l’identità aziendale. Ogni dettaglio comunica.
Un esempio concreto di questo approccio è rappresentato da Qubox, realtà italiana specializzata nella creazione regali aziendali e welcome kit aziendali per nuovi assunti per tutte quelle imprese attente all’identità di marca e all’esperienza del collaboratore. Qubox progetta ogni kit come un vero e proprio rituale di ingresso, in grado di trasformare un semplice gesto in un momento memorabile e allineato alla cultura dell’organizzazione.
In contesti aziendali dove il branding interno è rilevante quanto quello rivolto al mercato, questo tipo di attenzione fa la differenza: crea connessione, stimola la motivazione e accelera il senso di appartenenza.
L'importanza di trasmettere cultura, non solo informazioni
Nei primi giorni, il nuovo assunto assorbe tutto: linguaggi, comportamenti, stili di comunicazione. Ecco perché l’onboarding non può ridursi a un’infarinatura burocratica. Deve essere un percorso esperienziale, pensato per trasmettere cultura, valori e visione aziendale.
Un buon piano di accoglienza può includere:
- Un tour guidato dell’azienda con presentazioni personalizzate
- Un incontro con i fondatori o il management
- Sessioni informali con i colleghi del team
- Una guida visiva o cartacea con mission, vision e codici di condotta
A confermare questa visione è anche un’indagine pubblicata su Lavoro e Welfare, che sottolinea come l’onboarding rappresenti oggi un elemento centrale dell’“employee journey”, capace di influenzare direttamente la fidelizzazione e la reputazione dell’impresa.
Personalizzazione e ascolto: elementi chiave per un onboarding efficace
Ogni persona è diversa, e il modo in cui si ambienta in un nuovo contesto lavorativo dipende da numerosi fattori: esperienza, personalità, ruolo, età, cultura. Per questo un onboarding davvero efficace non può essere standardizzato.
Le migliori aziende adottano oggi un approccio modulare, basato su:
- Checkpoint regolari (a 7, 30, 60 giorni)
- Feedback raccolti in modo strutturato
- Possibilità di adattamento del percorso in base alle esigenze del collaboratore
In questo modo, l’onboarding non è solo una fase di inserimento, ma diventa una leva strategica di engagement e di sviluppo del potenziale umano.
Idee concrete per un'accoglienza memorabile
Per concludere, ecco alcune azioni pratiche che ogni azienda può mettere in campo per valorizzare il momento dell’ingresso di un nuovo assunto:
- Inviare un messaggio personalizzato da parte del CEO o del responsabile di area
- Preparare una postazione di lavoro accogliente e ordinata
- Consegnare un welcome kit personalizzato coerente con l’identità aziendale
- Organizzare un pranzo di benvenuto o un incontro informale con il team
- Prevedere un “onboarding plan” visivo con le tappe principali del primo mese
Tutti elementi semplici, ma carichi di significato. Perché in fondo, sentirsi accolti è il primo passo per sentirsi parte di qualcosa.
Investire sull’onboarding non è solo una scelta operativa. È una dichiarazione culturale. Le aziende che sanno accogliere bene, sanno anche valorizzare, trattenere e far crescere le persone.
In un’epoca in cui il capitale umano è la vera leva del vantaggio competitivo, migliorare l’esperienza del nuovo assunto significa costruire basi solide per il futuro. E tutto inizia da un gesto, da una parola, da un dettaglio. Anche, e soprattutto, da un welcome kit aziendale pensato con cura.
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